U wielu osób uczenie się skutecznego zarządzania swoim czasem zmniejsza stres. Wymaga to od Nas dobrej organizacji i przygotowania. Większość osób, które poniosły porażkę, poniosły ją dlatego, że w błędny sposób rozumiały zasady zarządzania czasem. Gruntowna praca wymaga zrozumienia swoich priorytetów, zasobów, odpowiedzialności, celów i planowania zadań w tym zakresie.

Pierwszym, podstawowym krokiem jest ocena swoich wartości oraz znalezienie ważnych obszarów swojego życia: rodzina, praca, zdrowie. Należy dokonać oceny pod kątem ważności oraz czasu, jaki chce się poświęcić tym obszarom.

Kolejny krok to ustalenie rankingu ich znaczenia lub naglącej potrzeby, np. kończenie ważnego projektu w pracy, uprawianie sportu, a potem ustalenie hierarchii kolejnych priorytetów i określenie czasu, jaki chce się im poświęcić.

Aby skutecznie zarządzać swoim czasem należy określić swoje mocne strony i potrzeby, a następnie opracować plan zarządzania czasem. Czasami warto zadać sobie pytania pomocnicze: czy odkładam sprawy? Czy pracuję w chaosie? Czy dostosowuję się do zmian? Czy jestem pesymistą? Czy jestem skłonny do zamartwiania się? Zastanawiając się nad tymi pytaniami, można dojść do wniosku, że jesteśmy zorganizowani, ale potrzebujemy pomocy technicznych, by pomagały nam zarządzać swoim czasem (np. tablica magnetyczna, karteczki).

Następny krok, to odpowiedzialność: czyli czy jesteśmy pewni swojej roli w domu i w pracy. Jeśli są one niejasne, narażamy się na ryzyko brania zbyt wielu spraw na swoje barki i w konsekwencji zawodzenia innych. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: jakie są główne priorytety w moim domu, pracy? I czy chcę w tym brać udział, na jakich zasadach? Na koniec należy wyznaczyć sobie cele, tak by współgrały z ważnymi obszarami naszego życia. Pomagajmy, ale nie zaniedbuj swoich własnych potrzeb. Naucz się uzyskiwać kompromis i regularnie analizuj swoje cele. Muszą być one realistyczne i konkretne: kto, co, kiedy, jak bardzo. Taki cel łatwo jest wyznaczyć. Cel uznaje istnienie osobistych potrzeb, jak przerwy, czas spędzony z dzieckiem. Czasami cel można osiągnąć bardzo szybko, za pierwszym podejściem: wprowadzenie zmian w kalendarzu, ale inne cele wymagają od nas więcej planowania. Tu należy dokonać hierarchizacji, bo jeśli tego się nie zrobi to narażamy się na ryzyko porażki.

Aby ułatwić sobie zarządzanie czasem, należy zacząć prowadzić szczegółowy zapis w dzienniku, określając każde 15 minut. Taki zapis daje wgląd we własną produktywność i jak ona się kształtuje w ciągu dnia. Dzięki temu można ustalić już swój harmonogram.

Na sam koniec trzeba podzielić zadania wg znaczenia: jak wiele czasu poświęcam temu zadaniu? Można też przekazywać zadania innym osobom: dzieci – wyrzucanie śmieci, mąż – zakupy. Musimy być pewni, że osoba, której przekażemy to zadanie na pewno je wykona. Mogą pojawić się myśli: ja to zrobię lepiej, jeśli chcesz by coś było zrobione, zrób to sam. Warto pamiętać, że przekazywanie to nie wymówka do przekazywania żmudnych i niesatysfakcjonujących zadań.

Jeśli nauczysz się umiejętności zarządzania swoim czasem, to pomoże to ci lepiej panować nad swoim lękiem.

Tekst: psycholog Katarzyna Głowacka